Co dělat proto, abyste zajistili zaměstnancům úspěšný a kvalitní start v práci
Spolupráce s firemním psychologem může být velmi užitečná nejen při výběru nových zaměstnanců do firmy, ale také při jejich onboardingu, tedy fázi, kdy nový zaměstnanec vstupuje do společnosti a začíná se seznamovat s pracovním prostředím a svými kolegy. Ráda bych se s vámi podělila o několik best practice tipů nejen z studií, ale také z mé vlastní praxe.
Onboarding nových zaměstnanců je bez pochyby jedním z klíčových faktorů tzv. celoživotního cyklu zaměstnance, a to nejen pro zaměstnance samotného, ale především pro celý tým a úspěšnost firmy. V roce 2020 bylo kvůli pandemii COVID-19 nutné přizpůsobit onboardovací procesy nové situaci a stát se tak flexibilnějšími a vzdálenějšími. Výzkumy ukázaly, že zaměstnavatelé, kteří dokážou nabídnout efektivní a interaktivní onboardování vzdáleně pracujícím zaměstnancům, mají větší šanci na úspěšné udržení a motivaci nových zaměstnanců. Z výzkumů také víme, že zaměstnanci mají tendenci cítit se osaměle a izolovaně, probíhá-li jejich onboarding vzdáleně a je zapotřebí to mít nejen na paměti, ale také se tomu přizpůsobit.
Co si připravit na kvalitní onboarding a s čím počítat?
Za jedno z nejdůležitějších považuji stanovit si jasná očekávání ohledně pracovního výkonu a chování ze strany nového zaměstnance, týmu, firmy a HR oddělení. Firemní psycholog může pomoci s identifikací klíčových vlastností, které jsou pro danou pozici nezbytné, a poradit s tím, jak tato očekávání nejlépe sdělit novému zaměstnanci. Je skvělé, když jsou taková očekávání komunikována nejen osobně, ale jsou ukotvena také například v jakémsi onboard booku, onboard kodexu nebo jakkoliv to nazvete. Obě strany pak ví, k čemu se mohou vrátit a o co se mohou opřít. Případně, co v průběhu onboardovací fáze průběžně hodnotit. Doporučila bych vzájemná očekávání vždy tvořit individuálně a na míru danému zaměstnanci, brát ohled na specifika a popis pracovní pozice.
Zabezpečte zaměstnanci dostatečnou podporu
Nejen ze studií, ale převážně z vlastních zkušeností víme, že onboardovací fáze může být pro nového zaměstnance značně stresující a náročná. Je důležité zabezpečit dostatečnou podporu k tomu, aby se nový zaměstnanec cítil komfortně a mohl se co nejrychleji začlenit do týmu. Firemní psycholog může pomoci s vytvořením efektivního programu onboardování a poradit s tím, jaké aktivity a podporu poskytnout novému zaměstnanci. Doporučuji tzv. buddy systém, kdy se novému zaměstnanci na začátku onboard procesu přidělí kolega, který mu bude nápomocen, potřebuje-li nový zaměstnanec s něčím pomoci. V buddy systému se nejedená pouze o vysvětlení technikálií týkající se pracovní pozice, ale především se zde otevírá prostor pro to, aby zkušenější buddy uvedl zaměstnance také do týmu, firemní kultury a firemního fungování jako takového. Mentoring a podpora jsou nezbytné pro efektivní onboardování nových zaměstnanců. Firemní psycholog může pomoci s identifikací mentorů v týmu, kteří by mohli novému zaměstnanci poskytnout potřebné know-how a podporu při orientaci v novém pracovním prostředí. Kromě toho může firemní psycholog poskytnout novému zaměstnanci konzultace a poradenství v oblasti jeho osobního rozvoje.
Veškeré materiály a informace na jednom místě
Dalším důležitým krokem při onboardingu nových zaměstnanců je zajistit jim přístup k veškerým potřebným informacím a materiálům. To může zahrnovat například představení firemní kultury a hodnot, pravidel a postupů v rámci firmy, ale také technického vybavení a softwaru, který budou noví zaměstnanci potřebovat pro svou práci. Doporučila bych v těchto materiálech uvést také neformální pravidla a rituály firemní kultury typu společné obědy, pauzy, různé oslavy, teambuildingy.. Zkrátka všechno, co vás jen napadne, že byste rádi věděli vy, kdybyste byli nově příchozím v dané firmě.
Důležité je také vytvořit pro nové zaměstnance jasný plán a harmonogram, aby věděli, co se od nich očekává v prvních týdnech a měsících a jak se budou postupně začleňovat do týmu a pracovních úkolů. V tomto bodě je opět užitečná spolupráce s firemním psychologem, který může pomoci s vytvořením efektivního plánu a harmonogramu, přičemž bude brát ohled na specifika daného zaměstnance a jeho pracovní pozice.
Nebuďte však příliš rigidní a nechte novým zaměstnancům trochu prostoru pro vlastní iniciativu a nápady. Tímto způsobem budou mít možnost projevit své schopnosti a nápady a budou se cítit více zapojení do týmu a firmy.
Komunikujte s nimi otevřeně
Otevřená komunikace je klíčová pro úspěšné onboardování nových zaměstnanců. Firemní psycholog může pomoci s tím, jak vytvořit prostředí pro otevřenou a efektivní komunikaci mezi novým zaměstnancem a týmem. Je důležité vytvořit prostředí, ve kterém se nový zaměstnanec cítí přivítaný a respektovaný a má možnost sdílet své myšlenky a názory. Otevřená komunikace, kterou již na počátku nastavíte vám ušetří spoustu starostí do budoucna. Včetně toho, že bude nový zaměstnanec například nepříjemně zaskočený nějakou změněnou nebo upravenou informací během nebo po svém onboardingu. Stává se, že ne všechny informace jsou zaměstnanci otevřeně komunikované a nebo jsou různě upravené, aby se daný zaměstnanec rozhodl pro danou firmu pracovat. Mám na mysli například informace týkající se benefitů, nároku na dovolené, volno apod. Ztratíte-li však v tomhle bodě zaměstnancovu důvěru, těžko se v budoucnu získává zpátky a zbytečně tak možná poškodíte také brand awareness, odejde-li kvůli ztrátě důvěry zaměstnanec ještě během celého procesu. Doporučila bych myslet na to, že obvzlášť v některých oborech je rybníček potenciálních zaměstnanců natolik malý, že vybudovat si v něm nedůvěru díky neupřímnosti k jednomu z nich se nevyplácí.
Myslete na pravidelnou zpětnou vazbu a vyhodnocujte vzájemnou spokojenost průběžně
Dalším klíčovým aspektem je poskytování zpětné vazby a průběžné vyhodnocení vzájemných očekávání a spokojenosti. Především v prvních týdnech onboardingu je pro nového zaměstnance velmi důležité dostávat zpětnou vazbu nejen na výkon, ale také na jeho individuální, týmové a firemní fungování. Naplánujte si setkání vzájemné zpětné vazby dostatečně dopředu a ujistěte se, že takové termíny budete dodržovat. Budete-li například přesouvat taková setkání kvůli jiným, převážně výkonovým prioritám, může se stát, že ztratíte u nového zaměstnance důvěru v to, že je pro vás skutečně důležitý a to by byla škoda. Firemní psycholog může pomoci s vytvořením efektivního systému zpětné vazby, který podporuje rozvoj nového zaměstnance a zlepšení jeho výkonu.
Závěrem lze říci, že onboardování nových zaměstnanců do společnosti je klíčovým krokem pro úspěch společnosti. Spolupráce s firemním psychologem může pomoci s vytvořením efektivního programu onboardování a s podporou nových zaměstnanců v období, kdy se seznamují s pracovním prostředím a svými kolegy. Je důležité zabezpečit dostatečnou podporu, otevřenou komunikaci a systém zpětné vazby, aby nový zaměstnanec mohl co nejrychleji a co nejúspěšněji zapadnout do týmu a přinášet svůj přínos společnosti.
